Hogyan válik egy ügyviteli rendszer a siker kulcsává?
Az ügyviteli, vállalatirányítási szoftverek térhódítása nem újkeletű, azonban az elmúlt években egyre nagyobb szerepet kap a cégek életében – a néhány fős vállalkozásoktól kezdve, egészen a multinacionális cégóriásokig.
5+1 javaslat a lehetőségek kiaknázásához
Az ügyviteli, vállalatirányítási szoftverek térhódítása nem újkeletű, azonban az elmúlt években egyre nagyobb szerepet kap a cégek életében – a néhány fős vállalkozásoktól kezdve, egészen a multinacionális cégóriásokig. A fuvarozás és szállítmányozás területén is elkezdték felismerni a modernizáció fontosságát.
A siker egyik kulcstényezője, hogy versenyelőnyt szerezzünk a piacon.
Egy jól megválasztott ügyviteli rendszer remek katalizátor lehet a fejlődéshez és a pénzügyi növekedéshez. Egy hatékony rendszer átlátható mederben tartja a cég ügyleteit, megkönnyíti a pénzügyi és egyéb dokumentációk kezelését, emellett – egyéni és céges szinten is – segít elérni a célokat és új lehetőségeket nyit a jövő felé.
Az erre a célra fejlesztett programok felépítése adott – persze kisebb módosítások elvégzésére a legtöbb esetben van lehetőség, de az alapvető irányok már előre meg vannak határozva.
Épp ezért, önmagában egy jó szoftver nem elég a sikerhez. Ahhoz, hogy profitálhassunk a benne rejlő lehetőségekből, fel kell vennünk a megfelelő attitűdöt is.
A múlt árnyai
A céges folyamatok kezelésére sok esetben még mindig Excel-táblázatokat, post-it jegyzeteket és egyéb avítt megoldásokat használunk. A régi, ismerős módszerek biztonságérzetet teremthetnek, de az esetek túlnyomó részében valójában lassítják és nehezítik a munkafolyamatokat, amellyel a vállalkozás hosszú távon komoly költségeket generálhat magának.
Ahhoz, hogy egy pusztán papíralapon menedzselt cég vezetője meghozzon egy pénzügyi döntést, több órányi (vagy akár több napnyi) kutatómunkára van szükség.
Ezzel szemben, a megfelelő ügyviteli szoftver használatával a folyamat pár kattintással lebonyolítható, így pillanatokon belül minden szükséges információ a döntéshozó rendelkezésére áll. Mindez olyan stílusban és formában, amely szükség esetén a partnerek részére is továbbítható.
„Ahány ház, annyi szokás”
Mindezen előnyök csak abban az esetben érvényesülnek, ha a választás kellően körültekintő volt, a szoftver illeszkedik a cég felépítéséhez, és a felhasználók is nyitottak az új megoldások felé.
Nincs két egyforma cég, így sajnos nem lehetséges mindenki számára „kulcsrakész” megoldást nyújtani. Nagyon fontos előre feltérképezni, hogy az elérhető szoftverek közül melyik passzol legjobban a folyamatokhoz, illetve melyikhez tudunk a legkönnyebben igazodni.
A kompromisszumkeresés és az alkalmazkodás sosem könnyű, de óriási segítséget nyújt, ha a szolgáltató rendelkezik egy hozzáértő support csapattal, akik mindenben segítséget nyújtanak a felhasználóknak.
Az Innomedio Kft. több mint 15 éve van jelen a piacon és ez idő alatt számos ügyfelet támogatott abban, hogy az elavult módszerek használatát felváltsa egy modern, digitális, felhőalapú szoftver. Mindeközben a termékmenedzserek összegyűjtötték azokat a tipikus hibákat, amelyek nehezítik vagy sok esetben meg is gátolják az ügyviteli rendszerek bevezetését.
A tapasztalatok alapján létrejött egy 5 pontból álló javaslatsor, amely bármely cégnek segítséget nyújthat megtalálni a hozzá illő szoftvert.
1. Határozzuk meg, hogy miért van szükség egy (új) ügyviteli rendszerre!
Az első és legfontosabb lépés, hogy legyen egy koncepciónk. Min szeretnénk változtatni, fejleszteni a szoftver által? Milyen plusz adatokra, információkra lenne szükség a munkafolyamatokban, amelyek jelenleg nem állnak rendelkezésre?
Ahhoz, hogy megtaláljuk a vállalatunk számára legmegfelelőbb rendszert, tudatában kell lennünk azoknak a „fájó pontoknak”, amelyek lassítják vagy nehezítik az ügymeneteket, és amelyek optimalizálása közelebb viszi a céget a célok eléréséhez.
A jelenlegi állapot elemzése és a jövőbeli tervek meghatározása segíti annak megértését, hogy pontosan milyen szoftverre és funkciókra van szükség.
2. Álljon rendelkezésre megfelelő infrastruktúra!
Nagyon fontos, hogy a cég megbizonyosodjon arról, hogy a rendelkezésre álló eszközök és hálózatok megfelelőek. Bármilyen ideális egy ügyviteli rendszer, ha nincs kiépítve a megfelelő infrastruktúra, az megkeserítheti a bevezetést és a dolgozók munkáját is.
Ha nem arra alkalmas eszközökön próbáljuk üzemeltetni a szoftvert, akkor lassúnak, átláthatatlannak, használhatatlannak érezhetik a kollégák, ami tovább nehezíti a mindennapos munkát.
Az innoTMS felhő alapú rendszer, így nem feltétlen igényel IT beruházást. Mindössze egy magasfelbontású kijelzővel rendelkező, internetképes eszközre van szükség a használatához. A szoftverhez tartozó mobilapplikáció szintén futtatható android és iOS rendszeren is, így ezen a téren sem igényel jelentős átalakítást vagy befektetést.
3. Legyünk rugalmasak!
Nincs két vállalkozás, ahol a napi folyamatok 100%-ban megegyeznek, így nem lehetséges olyan szoftvert sem létrehozni, amely teljesen lefedi egy szervezet működését. Ha görcsösen ragaszkodunk a meglévő struktúrához, az sok nehézséget okozhat, több ponton is megakaszthatja a bevezetést.
Az ügyviteli rendszert használó cégek esetében (is) elengedhetetlen a rugalmasság, valamilyen szinten mindenképpen kompromisszumot kell kötni a folyamatok átalakítását illetően. Ha egy cég elutasítja a változást, ha nem tud idomulni a piac és a világ alakulásához, akkor rövid időn belül lemarad versenytársaitól.
A flexibilis szemlélet kialakítására fordított idő és energia hosszú távon megtérül és anyagi előnnyé formálódik.
A termékmenedzserek egyik fő feladata, hogy segítsenek meghatározni a nélkülözhetetlen és megváltoztathatatlan folyamatokat, metódusokat, valamint, hogy támogassák a többi terület esetleges átalakítását, finomítását annak érdekében, hogy azok az új rendszerben könnyebben kezelhetők legyenek.
4. Tisztázzuk le a munkaköröket és jogköröket a cégen belül!
A legtöbb ügyviteli szoftver jogosultság alapú, tehát minden munkakörhöz és felhasználóhoz előre definiált hozzáférési szintek tartoznak. Ahhoz, hogy az átállás ne fulladjon káoszba fontos tudni, hogy egy adott ügymenetben kinek milyen döntési joga van, ki kinek adhat utasításokat, melyik munkakörnek pontosan mi a feladata, kitől kaphat hozzá információt, és az egyik legfontosabb, hogy meddig tartanak a felelősségi körök.
Ezek hiányában a munkatársak egymásnak ellentmondó utasításokat adhatnak, nem kapnak egyértelmű tájékoztatást a feladatok elvégzéséhez, nem adnak tovább fontos információkat és a munkájukért sem fogják tudni vállalni a felelősséget.
A rendszer bevezetésének megkezdése előtt már fel kell vázolni a szervezeti felépítést. A termékmenedzserek ekkor segítenek elsajátítani a beállítások használatát, amelyek biztosítják a dolgozók hozzáféréseit. Ezeket a jogosultságokat az illetékes személyek a későbbiekben önállóan is bármikor formálhatják vagy létrehozhatnak újakat. Ha a munka- és jogkörök nincsenek letisztázva, akkor ezen a ponton nem lehet továbblépni, hiszen az oktató nem tudja meghatározni, hogy melyik kollégának milyen funkciókra lesz szüksége.
5. Szánjunk elegendő időt a szoftver megismerésére!
Kritikus pont, hogy a vezetők mélységében megismerjék a bevezetésre kerülő szoftvert. A tapasztalatok alapján, ennek hiánya az egyik leggyakoribb tényező, amely ellehetetleníti a bevezetést.
Érdemes kijelölni egy dedikált kapcsolattartót a cégen belül, aki átlátja a belső folyamatokat, és minden oktatási alkalmon részt vesz. Célszerű vezető pozícióban lévő személyt kiválasztani erre a feladatra, akinek megfelelő rendszerszemlélete és legalább felhasználó szintű IT ismeretei vannak.
Annak, hogy a döntési jogkörrel felruházott személy nem vesz részt az oktatásokon – amellett, hogy nem ismeri meg a szoftvert – egyéb negatív következményei is lehetnek.
A vezető hiánya miatt a bevezetés számos olyan ponton megakadhat, ahol döntéseket kell hozni.
Ilyen esetekben jellemző, hogy az alkalmazottak sem szánnak elegendő időt a szoftver megismerésére, az oktatónak pedig nincs utasítási jogköre, így amikor az éles indulásra kerül sor, nem tudják majd használni a rendszert.
Mind a szolgáltatónak, mind a felhasználó cégnek érdeke a rendszer minél alaposabb bemutatása. A termékmenedzserek élő példákon keresztül nyújtanak betekintést az innoTMS felépítésébe és funkcióiba, a bemutatást követően pedig oktató videókat is biztosítanak a dolgozóknak.
+1 Ne rohanjunk! Tájékozódjunk és döntsünk jól!
Mint minden nagy volumenű döntés előtt, ebben az esetben is gondoljuk át kétszer, mielőtt letesszük a voksunkat egy ügyviteli rendszer mellett. Ez egy hosszú távú befektetés, ezért nem szabad sajnálnunk az időt a lehetőségek feltérképezésére és a dolgozók informálására, felkészítésére. Célszerű érdeklődni azon piaci szereplőknél, akik már élesben használják az adott szoftvert. Legtöbb esetben az értékesítő cég weboldalán megtalálhatjuk a referenciákat, ami remek kiindulási pont lehet.
Egy ilyen kapcsolatfelvétel során kideríthetjük, hogy mennyire kompatibilis cégünkkel és dolgozóinkkal a választott szolgáltató és a termékük, hogy milyen előnyöket tudnak nyújtani az adott szektornak, milyen mértékű és minőségű terméktámogatás érhető el, illetve, hogy mennyire vannak megelégedve a felhasználóik.
Érdemes utánajárni a megjelent publikációknak is. Az innoTMS-ről például itt olvashatsz:
- Integrált fuvarszervezés: ma már elvárás, hogy minden egy rendszerben legyen
- Ipar 5.0 – eljött már az ideje?
Láthatjuk, hogy sok tényezőre oda kell figyelni ahhoz, hogy egy ügyviteli rendszer bevezetése és használata problémamentes legyen, de ezek a lépések elengedhetetlenek ahhoz, hogy kiélvezhessük a rendszerek által nyújtott előnyöket.
A logisztikai rendszerek alkalmazása az átláthatóság mellett biztosítja az információk megtartását is, mivel a tudnivalók és az ügyletekhez tartozó adatok nem egy-egy személynél vagy csoportnál összpontosulnak, hanem egy olyan rendszerben kerülnek tárolásra, amelyhez a kompetens személyek bármikor hozzáférnek. Ennek köszönhetően akkor sem áll fenn az adatvesztés veszélye, ha egy kulcsfontosságú személy távozik a cégtől.
Vágjunk bele! Fedezzük fel együtt a digitális megoldások világát és csatlakozz Te is a jövőhöz!
Kérd ingyenes, egyalkalmas igényfelmérésünket és kerülj egy lépéssel közelebb a tökéletes ügyviteli rendszer bevezetéséhez!
