Kintlévőségek csapdájában
Neked mennyire függ a vállalkozásod attól a pénztől, amit nem kapsz meg időben?
A legtöbb fuvarozó vállalkozás életében van egy visszatérő helyzet: a munka el van végezve, a számla ki van állítva, a bevétel „megvan”, mégis várni kell rá. Ez a várakozás sokszor nem csak kellemetlenség, hanem a mindennapi működést fenyegető tényező.
Ilyenkor nem az a kérdés, hogy mennyit dolgozik a cég, hanem az, hogy mikor jut hozzá a pénzéhez.
Ez a függés eleinte alig észrevehető. Egy-egy csúszás, néhány emlékeztető, gyors ellenőrzések. Aztán ahogy nő a vállalkozás, nő a fuvarok száma, a partnerek köre és ezzel együtt a kintlévőségek mennyisége is. Ami korábban egyszerű adminisztráció volt, az fokozatosan egyre több időt és figyelmet kezd el igényelni.
Egy ponton túl már nem csak „kezeled” a kintlévőségeket, hanem alkalmazkodsz hozzájuk:
- figyeled, ki mikor fizet;
- észben tartod, kinek kell szólni;
- keresed az információkat különböző helyeken;
- egyeztetsz, utánkövetsz, javítasz.
És közben ez folyamatosan megszakítja a napi munkát.
Napi szinten ez talán csak 1-2 óra, de heti szinten már egy teljes munkanap.
Havi szinten pedig könnyen elérheti egy kolléga teljes kapacitását.
És itt érdemes megállni egy pillanatra.
Ez az idő nem új bevételt termel.
Nem fejleszti a működést.
Nem viszi előre a céget.
Ez az idő arra megy el, hogy megpróbáld realizálni azt a pénzt, amit már megkerestél.
A láthatatlan költség
A kintlévőségek kezelése sokszor nem tűnik kritikus területnek, mert „mindig is így csináltuk”. Excel táblák, e-mailek, saját nyilvántartások…
Elsőre működőképesnek tűnnek, a valóságban viszont ezek a megoldások:
- szétszórják az információt;
- növelik a hibák esélyét;
- folyamatos manuális ellenőrzést igényelnek;
- és egyre több időt visznek el a növekedéssel.
Ráadásul minél nagyobb a cég, annál kevésbé tartható ez a működés. Nem lineárisan nő a terhelés, hanem egyre gyorsabban.
Mi történhetne ehelyett?
Ha ez a folyamat nem igényelne folyamatos emberi figyelmet, akkor felszabadulna egy olyan kapacitás, ami valóban értéket termelhet.
Ugyanaz az ember, aki ma kintlévőségeket kezel, foglalkozhatna:
- új megbízók megszerzésével;
- a meglévő ügyfélkapcsolatok fejlesztésével;
- a fuvarszervezés optimalizálásával;
- vagy akár a működés hatékonyságának javításával.
Ezentúl nem a múltbeli munkát próbálná „behajtani”, hanem a jövőt építené.
A valódi probléma nem a folyamat, hanem a működés módja
Fontos látni, hogy a kintlévőségek kezelése önmagában nem bonyolult. A nehézséget az okozza, hogy sok helyen még mindig manuálisan történik.
Amikor egy folyamat Excelben van vezetve, a kommunikációja manuálisan adminisztrált és megírt e-mailekre épül, emellett pedig az emberi emlékezetre támaszkodik, akkor elkerülhetetlen, hogy lassabb, kevésbé átlátható és hibára hajlamos legyen.
És ami még fontosabb: nem skálázható.
Kilépni a kintlévőségek csapdájából
A megoldás nem az, hogy több ember foglalkozik vele, hanem az, hogy a folyamat kikerül a manuális működésből.
Amikor egy rendszer automatikusan figyeli a határidőket, jelzi a csúszásokat és egy helyen mutatja az összes releváns információt, akkor a kintlévőségek kezelése már nem egy folyamatosan jelen lévő teher lesz, hanem egy átlátható, kontrollálható folyamat.
Ez nemcsak időt szabadít fel, hanem kiszámíthatóbb működést is ad.
Végszó
A kérdés nem az, hogy vannak-e kintlévőségeid. Ez a fuvarozás természetes része.
A valódi kérdés az, hogy mennyire függ a vállalkozásod attól a pénztől, amit nem kapsz meg időben, és mennyi időt, energiát visz el ennek a kezelése.
Az InnoTMS használatával a kintlévőségek kezelése egyszerűen automatizálható, így a működésed nem a beérkező utalásokhoz igazodik, hanem a saját céljaidhoz.
