Te is tartasz egy új ügyviteli rendszerre való váltástól?

Engedd meg, hogy eloszlassuk a félelmedet!

A legtöbb ember – abszolút érthető módon – a stabilitást preferálja és lássuk be, ritkán ébred úgy egy reggelen, hogy szeretné megreformálni az életét vagy a munkáját. Nincs is ezzel semmi baj, sőt! Törekedjünk is a stabilitásra, a kiszámítható folyamatok és módszerek használatára, azonban nem szabad elfelejtenünk időről időre monitorozni azt, hogy vajon tényleg a legmegfelelőbb környezetet választottuk stabil életünknek vagy esetleg jobbá is tehetnénk azt?

A következőkben szeretnénk bemutatni néhány valós életből hozott példán keresztül azt, hogy milyen sok pozitív hatása van egy – ügyfélbarát módon létrehozott és működtetett – ügyviteli rendszer használatának, és hogy ezek mellett mennyire eltörpülnek az esetleges kellemetlenségek, amelyek ebben az átmeneti időszakban keletkezhetnek.

Az első és legfontosabb, amit érdemes végiggondolnunk, az az, hogy elég hatékony-e az aktuálisan használt rendszerünk, módszertanunk, kommunikációs csatornánk.

Ha bármelyik kérdésre igen volt a válaszod vagy akár csak elbizonytalanodtál a választ illetően, akkor érdemes tovább olvasnod!

Az innoTMS ügyviteli rendszerünket fuvarozóknak, szállítmányozóknak fejlesztettük ki, méghozzá oly módon, hogy a kialakítás és a különböző újítások során szorosan együttműködtünk (és működünk a mai napig) több olyan ügyfelünkkel is, akik már nagy múlttal rendelkeznek ebben az iparágban.

Azért tartjuk fontosnak ezeket a kooperációkat, mert az a célunk, hogy olyan szoftvert tudjunk kínálni a vállalkozásoknak, amely valóban megoldást nyújt a fuvarozókat érintő mindennapos problémákra és amely folyamatosan követi a jogszabályi változásokat és az iparágon belüli trendeket, szokásokat.

Az innoTMS-ben számos olyan, a piacon egyedülálló megoldást találunk, amelyek az adminisztráció csökkentésére és a kommunikáció egyszerűsítésére és gyorsítására irányulnak.

Vegyük például a mobilapplikációval szorosan együttműködő dokumentumszkennert. Az innoTMS használatával a fuvart teljesítő sofőr az okostelefonjával, néhány mozdulattal beszkennelheti a kézhez kapott fuvardokumentumokat, amelyek természetesen azonnal megjelennek az asztali verzióban is. Mivel konkrét fuvarhoz tudja ezeket feltölteni, nincs szükség későbbi összerendelésekre – így is gyorsítva a folyamatot.

Szükség esetén kiegészítő információkat is fűzhet a fuvarhoz, így a fuvarszervezőnek nem kell sem telefonon, sem más platformon „kergetnie” a sofőrt ahhoz, hogy ezeket megtudja. A rendszerbe bekerülő dokumentumok azonnal elérhetők a fuvarszervezők és a pénzügyes kollégák számára is, így az azokkal való további munka már a fuvar teljesítése közben megkezdhető.

Ez azt jelenti, hogy a fuvarról kiállított számla akár már hazaút során elküldhető a megbízó felé. Mindez elektronikus úton történik, tehát az ökológiai lábnyom csökkentése mellett még az ebből származó bevétel is jóval hamarabb realizálódik!

Az innoTMS használata nélkül ez a kb. 10 perces folyamat akár több napon átívelő procedúra lenne, ugyanis abban az esetben meg kellene várni, míg a sofőr hazaér, átadja az irodában dolgozó kollégáknak a szükséges papíralapú dokumentumokat, a fuvarszervező ledokumentálja azt, majd ezek után átadja a pénzügyes kollégának, aki megkezdi a számlázást és csak ezek után lehet továbbítani a számlát a megbízónak.

Ugye, hogy az innoTMS-sel mennyivel egyszerűbb?

Legalább ugyanilyen hasznosak – ha nem hasznosabbak – a különböző, térképre épülő funkcióink. Ezek segítségével alapos, mindenre kiterjedő előkalkulációt végezhetünk egy-egy fuvarra vonatkozóan, pontosan meghatározva azt, hogy milyen és mekkora költségekre kell számítanunk. Ez egyrészt a saját cégünkre nézve is hasznos, hiszen átláthatóbbá és kiszámíthatóbbá teszi a pénzügyeinket, másrészt a megbízók felé is egy sokkal precízebb ajánlatot tudunk elküldeni, ami hosszútávon belőlük is szimpátiát és bizalmat fog kiváltani.

Hiszen ki ne szeretne előre, pontosan tisztában lenni a várható kiadásokkal?

Arról nem is beszélve, hogy a korrekt számításoknak köszönhetően, egy olyan árajánlatot tudunk elkészíteni, amely várhatóan nyereséges lesz a cégünknek.

És most ejtsünk pár szót az esetleges nehézségek orvoslásáról…

Természetes velejárója minden változásnak, hogy a kezdeti időszakban több időt és energiát szükséges belefektetnünk a folyamatokba. A kollégáknak meg kell tanulniuk átlátni és használni az új rendszert, illetve a megbízók felé is kommunikálni kell bizonyos változásokat.

Mindezen nehézségek kompenzálásában óriási segítséget nyújtanak kiváló termékmenedzsereink, valamint a mindent felülmúló support csapatunk.

A jogosultsági rendszernek köszönhetően, a cég minden tagja a munkakörének megfelelő felületet fogja látni, tehát csak azokhoz a funkciókhoz és menüpontokhoz fog hozzáférni, amelyekre a munkája során szüksége van. Ennek megfelelően csak ezen felületek használatát szükséges megtanulnia.

A rendszer bevezetése személyesen, előre egyeztetett időpontokban, a cég telephelyén történik egy dedikált oktató termékmenedzser által, aki minden bukkanón készséggel átsegíti a dolgozókat. A személyes oktatások kiegészítéseként videós oktató anyagokat is rendelkezésre bocsátunk, amelyek egyrészt remek mankót jelentenek a gyakorlás során, másrészt ezekhez később is bármikor visszatérhetnek a dolgozók és a témakörökre és fejezetekre bontott videókban pillanatok alatt megtalálhatják a kérdéseikre vonatkozó válaszokat.

Célunk az, hogy minden dolgozó otthonosan mozogjon a rendszerben és magabiztosan tudja kezelni azt.

Ennek érdekében szükség esetén plusz oktatási alkalmakat is igénybe vehetnek ügyfeleink.

Végül néhány technikai jellegű információ, amellyel segíteni szeretnénk eloszlatni a megmaradt félelmeket.

Az innoTMS egy több mint 15 éve fejlesztett rendszer része, amely egyedülálló módon a kezdetektől fogva felhő alapú. Ez azt jelenti, hogy nincs szükség semmilyen IT beruházásra vagy telepítésre a használatba vételhez, bárhonnan, bármikor, bármilyen internetképes eszközről elérhető.

Az adatok egy távoli, biztonságos szerveren kerülnek tárolásra, emellett minden fontos változás és esemény naplózásra kerül, így (fejlesztői beavatkozás nélkül!) ezek bármikor visszakereshetők és ellenőrizhetők.

Különböző kimutatások is segítik a cégvezetőket abban, hogy pontos, naprakész adatokat kapjanak vállalkozásuk működéséről és a dolgozók teljesítményéről.

Többféle testreszabási lehetőséget is rejt a szoftver (színprofilok, kezdőlapok, gyorsbillentyűk beállítása), amelyek segítségével a felhasználók saját igényeiknek megfelelően alakíthatják a felület kinézetét és működését.

Mindent igyekeztünk megtenni annak érdekében, hogy a rendszer használata minél kényelmesebb, egyszerűbb és szerethetőbb legyen, és ezt a törekvésünket a jövőben is fenntartjuk.

Reméljük, hogy a fenti információkkal sikerült a felmerülő aggályokat eloszlatnunk.

Ha mégis maradtak megválaszolatlan kérdések vagy még több információt szeretnél megtudni, akkor vedd fel velünk a kapcsolatot telefonon a +36 1 80 89666-os telefonszámon vagy az alábbi űrlap segítségével.